Cómo evitar los silos de conocimiento en tu empresa si trabajas en remoto

¡Ay! El trabajo en remoto.

Aquello que parecía tan lejano para mucha gente y, mira, aquí lo tenemos; por fin podemos currar desde una tumbona en las Bahamas.

Aunque sea solo como fondo para las videollamadas.

El teletrabajo tiene sus ventajas, cierto. Pero también hay cosas que se echan mucho de menos.

Sí, estamos hablando de tus compis de curro.

Ni cafés, ni conversaciones casuales de ascensor ni de eso tan socorrido de «oye, ¿tú no sabrás…?»

O «¿me podrías explicar…?»

Ni, la que más echas de menos, «¿a que no sabes de qué me he enterao?»

Pues todas esas conversaciones que nunca tuvieron lugar son las responsables de algo muy feo que campa a sus anchas por las empresas; y, aún más, entre las que trabajan en remoto: los silos de conocimiento.

Mejor hazle caso, porsiaca

Sí; no es para menos. Y te vamos a contar por qué.

Qué son los silos de conocimiento

¿Te ha pasado alguna vez eso de no tener ni idea de lo que se cocía en un departamento distinto al tuyo?

Ajá.

Pues ahí tienes un silo como una casa de grande.

Se supone que todos los departamentos trabajan por un objetivo común (o deberían, si tienen algún interés en que tu empresa sobreviva).

Pero hay tan poca comunicación entre los diferentes equipos que no saben a qué se están dedicando los que trabajan 2 mesas más allá de la suya.

Ahora imagina que no hay mesas.

Ni oficina.

Ni compis, más allá de las reuniones en las Bahamas.

Exacto: nadie parece tener ni idea de qué se está haciendo en tu empresa.

Consecuencias de los silos de conocimiento

Como podrás suponer, eso no es bueno.

Porque, sin compis cerca a quienes decir eso de «oye, ¿tienes un momentito?», resolver esa duda que podría finiquitarse en 2 minutos puede impedir a tus equipos avanzar en el trabajo.

«Ah, bueno, pues si eso es todo lo malo que tienen los silos tampoco es para tanto, ¿no?»

Bueno, solo eso ya le va a costar a tu empresa tiempo y dinero, ya que el trabajo será más lento y menos eficiente.

Pero, por si necesitas más peligros de los silos de conocimiento para tu empresa, aquí te dejamos unos cuantos más:

• Falta de alineación en torno a los objetivos y la visión de tu organización.
  Que os hartéis de currar en direcciones opuestas, vamos.
  Mal asunto.

• Desconfianza entre departamentos.
  A ver: está claro que, si marketing no conoce los objetivos de ventas, y ventas no sabe en qué anda el departamento de producto, no vais a llegar muy lejos como empresa.Y esa falta de estrategia no solo va a impedir que avancéis en la dirección correcta, sino que cada sección trabajará por cumplir sus propios objetivos.
  Y no colaborará como debería con el departamento de al lado.
  Y de eso al mal rollo hay un paso (o medio).
  Y el mal rollo no mola (nada).

• Trabajo duplicado.
  El doble de esfuerzos, tiempo y dinero en hacer algo que podría haberse conseguido con la mitad de la inversión.

• Disminución de la innovación.
  La de posibles sinergias entre departamentos que se está perdiendo tu empresa.
  Cada equipo conoce al dedillo su parcela de actuación y, poniendo todo ese conocimiento en común con otros departamentos, seguro que surgirían un montonazo de ideas para optimizar procesos y mejorar resultados.
  Si todo el  mundo tiene claros los objetivos comunes, claro.

¿Qué te parece ahora?

¿Son los silos tan malos malísimos como te decíamos?

Cereeebro

Pues eso.

Los silos son como los zombis; se comen el cerebro de tu empresa.

Pero don’t worry, my friend.

Ya sabes que aquí tenemos soluciones para todo, y con lo que te vamos a contar ahora no va a haber silos (ni apocalipsis zombi) que pongan en peligro a tu organización.

Cómo evitar los silos: democratiza el conocimiento en tu empresa

Vamos al lío: la solución contra los silos consiste en algo tan sencillo como poner el conocimiento al alcance de todo el mundo.

¿Por qué democratizar el conocimiento es bien?

• Porque ahorras tiempo.
  Todo el que pasan los miembros de tu equipo buscando información al no tener a nadie a quien decir «oye, ¿tú no sabrás…?»

• Porque reduces el riesgo de duplicar trabajo o de perder conocimiento.
  Sin comunicación entre equipos, ¿quién te dice que no están trabajando varios de ellos en lo mismo? O, peor, en direcciones contrarias… Tiempo y recursos malgastados, en los dos casos.

• Porque aumentas la innovación.
  Y la innovación mola, porque las nuevas ideas implican nuevas soluciones a los problemas. Y las soluciones acaban traduciéndose en más dinerito en los balances de resultados.

Por eso.

Así que si quieres saber cómo se hace eso de democratizar el conocimiento, sigue leyendo, que aquí te lo explicamos.

1. Haz un análisis de la gestión del conocimiento en tu empresa

Antes de ponernos a «hacer cosas» a lo loco, respóndete a esta pregunta: ¿qué necesita tu organización para mejorar su gestión del conocimiento?

Si aún no te has metido en faena con esto de compartir la información en condiciones, es bastante probable que no lo sepas.

Y sin saber dónde estamos no llegaremos a ninguna parte. Así que empecemos por el principio y veamos cuál es tu punto de partida:

• ¿Cuáles son las necesidades de tu empresa en cuanto a conocimiento?
  ¿Qué necesitan saber tus equipos para hacer su trabajo de la mejor manera posible?

• ¿Qué conocimiento tiene tu organización y dónde está almacenado?
  ¿Dónde está esa información que tus equipos necesitan? ¿En un archivador en un almacén polvoriento? ¿En una base de datos? ¿En la cabeza de algún miembro de tu equipo?

• ¿Qué lagunas de conocimiento tiene tu empresa?
  Si hay miembros de tu organización que no tienen acceso a la información que necesitan, bien porque no sea accesible o bien porque ni siquiera exista, es el momento de averiguarlo.

• ¿Cómo se comparte la información en tu organización?
  ¿Por email? ¿por Teams? ¿Por Slack? Identifica las debilidades de tu sistema de comunicación y busca una opción que mejora la compartición del conocimiento entre tus equipos.

• ¿Qué obstáculos evitan que el conocimiento fluya y sea compartido dentro de tu empresa?
  ¿Poca comunicación entre tus equipos? ¿No saber dónde buscarlo? ¿La falta de un medio a través del que hacerlo?

2. Escoge un conector de conocimiento

Ahora ya sabes dónde estás y qué carencias tienes.

Y también que, si no pones toda la información en un mismo sitio al alcance de todo el mundo en el momento que la necesite, lo único que vas a democratizar es el caos absoluto.

Gente perdiendo tiempo a saco buscándola.

Es decir: estarás igual que antes.

Un conector de conocimiento hace justo lo que su nombre indica: conecta el conocimiento.

Lo concentra en una sola plataforma a la que tus equipos puedan acudir cada vez que necesitan información.

Que puedan resolver sus dudas con un solo clic, vamos.

Y, lo más importante: en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo.

Da igual si los miembros de tu equipo trabajan desde Sebastopol o desde Murcia. Todos tendrán las respuestas a sus dudas al alcance de la mano cuando las necesiten.

3. Facilita la compartición del conocimiento y el acceso a la información

Atención; pregunta:

¿Qué haces cuando tienes una duda en tu vida diaria? Tienes 5 segundos para responder.

Y probablemente te habrán sobrado 4: vas a Google y la solucionas.

Y no importa si lo que quieres saber es la edad de una celebrity o la capital de Kirguistán: Google siempre tiene la respuesta.

Y eso es porque sabe dónde buscar.

Si has hecho un buen análisis de la gestión del conocimiento de tu empresa, tendrás localizada la información.

Y si no existe un documento en tu organización en el que tu gente pueda encontrar la info que necesita, ya estás tardando en animar a tus equipos a crearlos.

Esa es la actitud

Que los departamentos y las personas expertas compartan con alegría su conocimiento para acabar con todas esas lagunas de las que te hablábamos en el punto anterior.

4. Crea una cultura de compartición del conocimiento en tu empresa

¿Y cómo se hace eso?

Pues motivando a tu equipo para que comparta todo lo que sabe.

Recompénsales. No hace falta dejarse una pasta para que una plantilla esté contenta.

La satisfacción personal en el trabajo es un factor muy importante a la hora de valorar si la experiencia como parte de tu equipo es buena o no.

Como ya te hemos dicho otras veces: equipos felices, empresa que lo peta.

Y reconocer los méritos de una persona es una de las mejores maneras de hacer que se encuentre a gusto en tu empresa.

Incentiva a tus equipos para compartir ese conocimiento: crea rankings de participación, reconoce su implicación públicamente ante el resto de la plantilla… imaginación al poder.

Verás cómo el engagement aumenta, el ambiente laboral mejora y, con él, la productividad (y tus beneficios).

Ahora ya sabes cómo evitar los silos de conocimiento en tu empresa, ¿te animas a hacerlo?

Si la respuesta es que sí (y esperamos que lo sea), tenemos una muy, pero que muy buena noticia para ti.

Zapiens es nuestra herramienta de gestión del conocimiento, y con ella podrás poner en práctica todo lo que te acabamos de contar.

No más tiempo perdido; no más dinero malgastado… no más silos malos malísimos, vamos.

¿Quieres comprobarlo?

Pues regístrate en Zapiens y utiliza nuestra app para compartir el conocimiento de tu equipo y acabar con los silos devoracerebros.

Puedes registrar hasta 20 usuarios gratis. Y para siempre. Palabrita.

¡Venga! ¡Caña a esos silos!