Un libro guardado en un cajón cerrado con llave no sirve de mucho, ¿verdad? Pues de ahí que la gestión de conocimiento sea uno de los retos más interesantes del mundo 4.0.

Ahora que estamos acostumbrados a que el acceso a la información sea cada vez más fácil (¡hola, internet!) no tiene sentido que toda tu cultura, experiencia y formación se queden solo en tu cabecita. 

O, aplicado al mundo empresa, que un departamento haga algo y los demás no se enteren. 

O dupliquen trabajo. 

O trabajen en algo totalmente opuesto, que se han dado casos. 

¿Cómo evitar los espacios cerrados o silos? ¿Cómo hacer que el conocimiento disponible se ponga al servicio del conjunto?

Pues a eso vamos. 

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La información está ahí, pero ¿cómo la encuentro?

“La gestión del conocimiento es una disciplina con un enfoque integrador para identificar, captar, evaluar, recuperar y compartir todos los activos de información de una empresa. Estos activos pueden incluir bases de datos, documentos, procedimientos y conocimientos y experiencia de cada uno de los trabajadores.” Duhon (1998)

Hala, ahí te queda la definición formal para que la digieras. ?

Si te has quedado con cara de póker, no problem que lo explicamos.

En realidad esto de “activos de información” tiene su miga. Resumiendo mucho, son los datos que tiene una empresa y que necesita para realizar su actividad. 

Esto es, datos estructurados que somos capaces de comprender, almacenados en bases de datos, documentos, informes… 

Aquí es cuando la cosa se pone interesante. En Zapiens prestamos atención a la información procesada por discos duros o procesadores biológicos – es decir, ¡por los cerebros de las personas!

Porque el conocimiento no solo está en carpetas o archivos… también “se guarda” en las cabezas.  

¿Y cómo organizas esos datos para que sean accesibles para los demás? 

Emmmmm… no, así no. (Via Giphy)

Mejor hagamos que la información que solo las personas conocen se ponga a disposición de los demás, creando un lugar donde pueden “volcar” todo su conocimiento.

¿Y qué se consigue gestionando todo eso? Pues generar valor para la empresa.

Pero valor del de verdad. El conocimiento es intangible, pero cuando se aplica sus efectos son medibles. 

(Otro día hablamos del ROL o Return of Learning, una de nuestras métricas favoritas. Prometido).

¿Para qué sirve la gestión del conocimiento?

​Cuando la información fluye, se generan nuevos aprendizajes, que generan nuevos conocimientos, que generan nuevos aprendizajes, que generan… se ve la progresión, ¿no?

Y todo esto, ¿en qué se nota? Básicamente, en una mejora competitiva.

Un equipo bien rodado y con un buen proceso de transferencia de conocimiento es más eficiente, toma mejores decisiones, tiene mejores relaciones con los clientes y los proveedores y, last but not least, no repite errores cometidos en el pasado.

La información tiene que fluir. Al menos si queremos que nuestra organización crezca y mejore continuamente con las aportaciones de todo el mundo.

Y además te ahorras volver a escuchar cosas como estas:

  • Pregúntale a administración, que no tengo ni idea.
  • ¿Quién ha hablado con este cliente y qué fue lo último que le dijo?
  • ¿En qué anda marketing y por qué los de ventas no se han enterado?
  • Sí, ya sé que está de vacaciones pero Paco es el único que sabe cómo se hace esto. Llámale, anda.
  • El día en que se jubile Ana, esta empresa va a saltar por los aires.

5 (+1 de regalo) beneficios de la gestión del conocimiento.

1. Aumento (brutal) de la productividad.

Hay estudios que dicen que una persona gasta de media un 20% de su jornada laboral en buscar información que necesita para su trabajo (de mirar las redes sociales ni hablamos, que eso es otro tema).

Ojito con eso: en una semana de trabajo, es un día entero tirado, ¡solo porque la persona no sabe dónde buscar o a quién preguntar! 

Es lo que tiene trabajar con concentración. (Via Giphy)

Con un buen sistema de gestión del conocimiento, la información es accesible y abierta porque todo el mundo sabe cómo localizarla.

Si encima tienes los procesos de trabajo bien documentados, no solo te ahorras una tremenda cantidad de tiempo, sino que eliminas la frustración de no saber muy bien cómo hacer las cosas.

En serio, todo ordenado y a mano. Como hacer un Marie Kondo del conocimiento.

2. Saca a la luz el talento oculto.

Aquí la categoría laboral da un poco (bastante) lo mismo. En serio: hasta la incorporación más reciente tiene mucho que aportar a sus colegas de trabajo.

Quizá en su anterior trabajo ya tuvo que lidiar con los problemas que tú estás teniendo ahora. Si no tienes un sistema para que esa información circule, ni te enterarás.

¡Nunca subestimes el poder que hay en tu equipo! Tener todo ese potencial de información y habilidades a tu disposición y no aprovecharlo sería un poquito del género bobo.

3. Empodera a las personas.

Lo dijo Thomas Hobbes en su momento, y lo decimos nosotros también: “la información es poder”.

Y cuando le das ese poder a las personas de tu organización, las capacitas para tomar mejores decisiones, ser super proactivos y enriquecer su entorno laboral.

Crear un sistema de gestión del conocimiento es apostar por la colaboración y no por la competencia. Y de este modo el conocimiento se multiplica: 2+2 es mucho más que 4.

Llevado a la práctica, esto te permite crear programas de formación continua mucho más ágiles que los tradicionales.

Simplemente detectas un nicho de información, lo abres y potencias a todo el personal en esas capacidades.

4. Rema en la misma dirección.

Compartir el conocimiento te permite poner foco en tus objetivos empresariales.

¿Por qué? Porque todo el mundo sabe hacia dónde va la empresa y qué hay que hacer en cada momento.

¿Sabes lo que pasa cuando en un bote cada uno rema a su bola? Pues eso.

Así no vamos bien. (Via Giphy)

A cambio visualiza a todo el mundo avanzando en la misma dirección, con el mismo ritmo y la misma fuerza. Bueno, la metáfora es obvia.

5. Crea una cultura propia.

Cuando el conocimiento empieza a tener estructura, cobra vida propia.

Todas las personas de la organización generan un comportamiento basado en la colaboración, la creatividad y la mejora continua. Y eso se nota, más pronto que tarde.

Tu empresa se convierte en una entidad reconocible, con la que los clientes empatizan no solo porque mejora la calidad del servicio sino porque se identifican con tus valores.

6 El bonus: employee engagement.

La gestión del conocimiento bien llevada dispara el employee engagement de la plantilla.

Pocas cosas sientan mejor que sentir que tu opinión y tus aportaciones son valoradas.

¿Cómo gestionar el conocimiento de tu organización? Zapiens al rescate

Ya puedes buscar, ya, que como no esté organizado…

Vamos a conocer a Marta.

Marta acaba de entrar en la empresa y, la verdad, está un poco perdida.

Tiene que ponerse al día de cómo se hacen las cosas en su nuevo puesto de trabajo y todo el mundo va tan liado que nadie tiene tiempo de pararse con ella.

Total, que Marta va aprendiendo a base de prueba-error. Cuando tiene una duda no sabe muy bien a quién preguntársela y va saltando de persona en persona hasta encontrar una respuesta.

O se harta de dar palos de ciego y se tira media hora buscando en Internet, a ver si Google la ayuda.

Total, que entre que se incorpora y se pone las pilas, pueden pasar tranquilamente semanas hasta que empieza a rendir en condiciones.

Os presentamos: Marta, Zap; Zap, Marta.

Zap es el bot de Zapiens y se encarga de organizar y gestionar todo el conocimiento de tu organización.

¿Esto qué quiere decir? Que si Marta tiene una pregunta, puede hacérsela a Zap directamente.

Zap le da la respuesta y, si no la tiene, localiza a la persona adecuada para responder. Así la siguiente vez que surja esa duda, ¡tachán! la información está disponible para quien la necesite.

¡Y está disponible en el momento exacto! Sin crear “ruido” ni distracciones, que ya tenemos bastante con los bombardeos de información por diferentes canales de comunicación.

Nadie tiene que estar respondiendo lo mismo una y otra vez (¡es agotador!) y nadie tiene que buscarse la vida para encontrar la información que necesita.

Zap lo tiene todo organizadito y accesible. ¡Si es que es un amor! ❤️

¿Cómo lo ves? ¡Pon un Zap en tu vida! Si el final de la historia de Marta te ha convencido, quizá podría pasar lo mismo en tu empresa. Si quieres comprobarlo, pídenos una Demo gratuita y vemos tu caso concreto.

¿Y en tu empresa? ¿Qué tal lleváis la gestión del conocimiento?

Si todavía no tenías claro qué es eso de la gestión del conocimiento, si te hace falta, o cómo meterle mano, esperamos haber ayudado.

Como diría un buen superhéroe: no nos lo agradezcan, es nuestro trabajo.

O bueno, sí: si nos lo “agradeces” un poquito compartiendo este post en tus redes sociales, tampoco nos va a parecer mal ?. ¡Que fluya el conocimiento!

Solicita ahora tu Demo GRATIS.

Con todos los cerebros de tu organización conectados entre sí, tu equipo será más productivo que nunca.