Aviso a navegantes: Esto no es una guía, ni tenemos una fórmula secreta de éxito.
Son días de compartir, ayudarse y arrimar el hombro virtualmente.
Por eso, hemos decidido mostrarnos por dentro: explicarte nuestra metodología, errores y aprendizajes después de 4 años de teletrabajo.
Te enseño nuestra forma de hacerlo, con lo bueno y lo no tan bueno.
Oficina virtual
En Zapiens siempre hemos trabajado de forma completamente online para mantenernos conectados estemos donde estemos.
Esto nos permite flexibilidad geográfica y de movimiento – menos en estas semanas, claro; ahora, toca #quedarseencasa –.
A continuación te muestro las herramientas que utilizamos en nuestro día a día.
Microsoft 365
Hemos migrado desde Gsuite a Microsoft 365, el pack de aplicaciones para trabajo colaborativo de Microsoft.
Esto nos ha ayudado a unificar y centralizar toda nuestra comunicación.
Además de que esto nos facilita el uso de nuestro robotillo, Zap, que ya está integrado en Teams, ¡se nos hace mayor y se nos va de casa! 🙂
Teams
La plataforma por excelencia de Microsoft y, sin duda, la que más utilizamos.
Aquí centralizamos toda nuestra comunicación interna – que, por cierto, es todo un reto para el trabajo en remoto.
A veces, pecamos de falta de comunicación. Otras, de hiper-conexión.
Nunca – casi nunca, a veces se nos escapa – utilizamos mails internamente.
Esto se debe a que necesitamos una comunicación fluida y directa para el día a día.
Aunque, a su vez, en muchas ocasiones genera ruido y pérdida de foco.
Para evitar esto, nuestro gran Director de Operaciones – ¡Hola, Matt! – ha diseñado una estructura propia para organizar los canales de Teams por equipos y así estar bien organizaditos y que no se nos vaya de las manos.
Además, una ventajaza es que las video-llamadas están a golpe de click. Benditas llamadas de 5 minutos para resolver algo que por escrito nos llevaría una eternidad.
Bueno, y como no, estamos totalmente in love de los miles de fondos que hay disponibles para jugar en las reuniones. La mitad de la tribu tenemos reuniones desde la “playa” ?
Calendario de Outlook
Toda nuestra agenda está aquí.
A nivel individual, organizamos nuestras tareas diarias – aquí entra en juego el time-blocking que a mi tantos dolores de cabeza me levanta – y reuniones.
Lo mantenemos al día por dos razones:
- Para hacer seguimiento del tiempo empleado en cada entregable.
- Para conocer la disponibilidad de otras personas del equipo.
OneDrive
Tenemos que admitir que el paso de Drive a OneDrive ha sido duro, pero ha merecido la pena.
Es nuestra mina de oro.
Nuestros archivos se guardan aquí para que cualquier persona del equipo tenga acceso a ellos.
¿Por qué?
Fácil, todo es de todos.
Mi trabajo puede serle útil a otra persona. Si lo necesita para llevar a cabo el suyo, con más razón aún.
Por ejemplo, si yo he invertido 2h en una presentación y otra persona del equipo la reutiliza, le llevará 1h prepararla.
Además, en el 90% de los casos trabajamos en equipo por lo que trabajar en cerrado entorpecería el proceso.
Si en algún momento yo no estoy disponible por el motivo que sea, otra persona tendrá que sustituirme.
Y tiene que poder hacerlo fácilmente.
Por eso, en cuanto a procedimientos y documentación, yo siempre pienso lo siguiente:
“¿Si algún día yo no estoy, la persona que me sustituya tiene todo lo necesario para hacer mi trabajo?”
Si la respuesta es NO, algo falla.
Planner
Para la organización de proyectos y de equipos. Es el Trello de Microsoft.
Todas nuestras tareas están aquí. Y si no están… Es que no exiten 😉
Sharepoint
La plataforma desde donde podemos acceder a otras herramientas y funcionalidades de Microsoft, organizado por Equipos o Clientes.
Tribu en remoto pero unida
Detrás de cada pantalla, están las personas; lo más valioso de Zapiens.
Ahora que somos 100% remotos – y dadas las circunstancias – es importante cuidar las relaciones humanas.
La tecnología, juega un papel importante: nos acerca, más aún en estos días.
Esto está relacionado con una de las mayores desventajas del teletrabajo – no todo iba a ser de color de rosa –: la sensación de aislamiento.
Para evitarlo y mantener el espíritu de tribu, tenemos un canal en Teams para toda la tribu donde se mezclan seriedad y GIFs a partes iguales.
Bueno, en realidad, ganan los GIFs.
También tenemos un canal que simula nuestra antigua oficina, Freehouse. Aquí nos reunimos para juntarnos de forma informal a tomar cafés, charlar… Ya no tenemos cocina común, pero tenemos una sala en Teams que cumple la misma función.
Además, una vez al año dejamos de lado el mundo virtual y hacemos un team building, para encontrarnos y compartir tiempo en carne y hueso.
«Buenas prácticas» personales
Bonus track! No es made in Zapiens, pero es útil.
Cuando vida personal y laboral conviven bajo el mismo techo, hay ciertas consideraciones a tener en cuenta.
A mí personalmente me ayudan a mantener la cabeza en su sitio.
Aquí van unas cuantas.
- Mantener la rutina: me «auto-obligo» a mantener mis hábitos diarios como si fuera a la oficina para evitar la dejadez.
- Reservar un espacio para trabajar: esto para mi es clave, lo que más me ayuda a concentrarme y a mantener mi productividad. También, es la distinción más clara entre vida profesional y personal.
- Ergonomía, my friend: en cuanto empecé a acumular horas delante del ordenador, me dí cuenta de su importancia. Cosas básicas como elevar la pantalla del ordenador, tener una silla adecuada – evitar el sofá –, mantener una buena postura, descansar la vista cada cierto tiempo…
- Escapar del sedentarismo: cada hora o así, estiro las piernas y me doy paseos por casa – pero sin pasar por la cocina, que la nevera me llama a gritos –, además de las recomendaciones de hacer deporte.
- Despejar la mente: por último pero más importante, buscar momentos de descanso. Parar, descansar, respirar y seguir.
Si has llegado hasta aquí, espero que este post te haya servido para conocernos mejor.
En nuestra App gratuita puedes aprender más con el entrenamiento “Trabajo en la nube”.
¡Muchas gracias por leerme!
Isa.