Aviso a navegantes: Esto no es una guía, ni tenemos una fórmula secreta de éxito.

Son días de compartir, ayudarse y arrimar el hombro virtualmente.

Por eso, hemos decidido mostrarnos por dentro: explicarte nuestra metodología, errores y aprendizajes después de 4 años de teletrabajo.

Te enseño nuestra forma de hacerlo, con lo bueno y lo no tan bueno.

Oficina virtual

En Zapiens siempre hemos trabajado de forma completamente online para mantenernos conectados estemos donde estemos.

Esto nos permite flexibilidad geográfica y de movimiento – menos en estas semanas, claro; ahora, toca #quedarseencasa –.

A continuación te muestro las herramientas que utilizamos en nuestro día a día.

G-Suite

El pack de aplicaciones en la nube de Google.

Calendar

Toda nuestra agenda está aquí.

A nivel individual, organizamos nuestras tareas diarias – aquí entra en juego el time-blocking que a mi tantos dolores de cabeza me levanta – y reuniones.

Lo mantenemos al día por dos razones:

  • Para hacer seguimiento del tiempo empleado en cada entregable.
  • Para conocer la disponibilidad de otras personas del equipo.

Meet

Por comodidad, la que más utilizamos para videollamadas.

También frecuentamos Whereby – cuando queremos grabar la reunión, usamos la versión de pago –.

Drive

Nuestra mina de oro – es un poco jungla pero estamos mejorando en organización – .

Nuestros archivos se guardan aquí para que cualquier persona del equipo tenga acceso a ellos.

¿Por qué?

Fácil, todo es de todos.

Mi trabajo puede serle útil a otra persona. Si lo necesita para llevar a cabo el suyo, con más razón aún.

Por ejemplo, si yo he invertido 2h en una presentación y otra persona del equipo la reutiliza, le llevará 1h prepararla.

Además, en el 90% de los casos trabajamos en equipo por lo que trabajar en cerrado entorpecería el proceso.

En esto, nos ayudan mucho las funcionalidades de colaboración dentro de los documentos: comentarios, notas, sugerencias…

Si en algún momento yo no estoy disponible por el motivo que sea, otra persona tendrá que sustituirme.

Y tiene que poder hacerlo fácilmente.

Por eso, en cuanto a procedimientos y documentación, yo siempre tengo en mente la siguiente premisa:

“¿Si algún día yo no estoy, la persona que me sustituya tiene todo lo necesario para hacer mi trabajo?”

Si la respuesta es NO, algo falla.

Basecamp

Hasta hace unos meses, utilizábamos el combo Slack + Trello, pero en vez de mejorar nuestra productividad, la empeoraba.

Demasiados canales y ruido.

Ahora, lo centralizamos todo en Basecamp.

Gestión de equipos y proyectos

Asignación de tareas, calendarios propios, etc…

Comunicación interna

Todo un reto para el trabajo en remoto.

A veces, pecamos de falta de comunicación. Otras, de hiper-conexión.

Nunca – casi nunca, a veces se nos escapa – utilizamos mails internamente.

Esto se debe a que necesitamos una comunicación fluida y directa para el día a día.

Aunque, a su vez, en muchas ocasiones genera ruido y pérdida de foco.

Estamos buscando el equilibrio ideal.

Seguiremos informando.

Teams

La plataforma por excelencia de nuestros amigos de Microsoft.

Estamos en fase de pruebas.

Nuestro objetivo, conocerles bien, muy bien.

Acabamos de integrarnos con ellos.

Qué menos… ¿no?

Tribu en remoto pero unida

Detrás de cada pantalla, están las personas; lo más valioso de Zapiens.

Ahora que somos 100% remotos – y dadas las circunstancias – es importante cuidar las relaciones humanas.

La tecnología, juega un papel importante: nos acerca, más aún en estos días.

Esto está relacionado con una de las mayores desventajas del teletrabajo – no todo iba a ser de color de rosa –: la sensación de aislamiento.

Para evitarlo y mantener el espíritu de tribu, tenemos un espacio conjunto en Basecamp para todo el equipo donde se mezclan seriedad y GIFs a partes iguales.

Bueno, en realidad, ganan los GIFs.

En los últimos días han surgido nuevas ideas como los cafés virtuales. Ya no tenemos cocina común, pero tenemos una sala en Meet que cumple la misma función.

Además, una vez al año dejamos de lado el mundo virtual y hacemos un team building, para encontrarnos y compartir tiempo en carne y hueso.

«Buenas prácticas» personales

Bonus track! No es made in Zapiens, pero es útil.

Cuando vida personal y laboral conviven bajo el mismo techo, hay ciertas consideraciones a tener en cuenta.

A mí personalmente me ayudan a mantener la cabeza en su sitio.

Aquí van unas cuantas.

  • Mantener la rutina: me «auto-obligo» a mantener mis hábitos diarios como si fuera a la oficina para evitar la dejadez.
  • Reservar un espacio para trabajar: esto para mi es clave, lo que más me ayuda a concentrarme y a mantener mi productividad. También, es la distinción más clara entre vida profesional y personal.
  • Ergonomía, my friend: en cuanto empecé a acumular horas delante del ordenador, me dí cuenta de su importancia. Cosas básicas como elevar la pantalla del ordenador, tener una silla adecuada – evitar el sofá –, mantener una buena postura, descansar la vista cada cierto tiempo…
  • Escapar del sedentarismo: cada hora o así, estiro las piernas y me doy paseos por casa – pero sin pasar por la cocina, que la nevera me llama a gritos –, además de las recomendaciones de hacer deporte.
  • Despejar la mente: por último pero más importante, buscar momentos de descanso. Parar, descansar, respirar y seguir.

Si has llegado hasta aquí, espero que este post te haya servido para conocernos mejor.

En nuestra App gratuita puedes aprender más con el entrenamiento «Trabajo en la nube».

¡Muchas gracias por leerme!

Isa.